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¿Y si le damos una vuelta a la comunicación interna?

Umá-De-Oliveira
Umá De Oliveira

Content & Creativity Specialist en NTT DATA

“Vaaaya, otro email interno de mi empresa. Voy a marcarlo como leído en un momento. ¡Listo!”.

Hay muchos posibles motivos para que situaciones como esta sean más habituales de lo que nos gustaría admitir: desde el aumento de la sobreinformación o de la exigencia de los lectores, hasta el hecho de que tradicionalmente no se les haya dado el cuidado necesario a los mensajes internos.

Pero, si entendemos que la comunicación interna es cada vez más necesaria y debemos darle el cuidado que se merece, pasar del buzón de eliminados al clic es posible. ¿Le damos una vuelta?

El presente de la comunicación interna

En un contexto en el que el teletrabajo está más presente que nunca, una de las vías que tienen las empresas para reforzar el sentido de pertenencia en el empleado es a través de una comunicación interna cuidada, cercana y amena. Todo de lo que antes nos enterábamos por los pasillos o en la máquina del café, ahora nos llega a través de emails internos o de comunicaciones dentro de las intranets corporativas.

Es por esto que la comunicación interna desempeña un papel fundamental en el funcionamiento eficiente de cualquier empresa. Además de ser vital para transmitir información importante y actualizaciones a los empleados, también contribuye significativamente a la construcción de una cultura corporativa sólida y al fomento del compromiso y la colaboración entre los miembros del equipo.

Pero ¿cómo conseguir que estos mensajes destaquen en el mar de emails que recibimos? Es aquí donde entra en juego la creatividad. Esta puede ser la clave para transformar la comunicación interna de poco llamativa a interesante y relevante. Al adoptar enfoques creativos en la forma en que presentamos información a los empleados, podemos captar su atención, despertar su interés y hacer que se sientan más motivados e involucrados con los mensajes corporativos.

Todo lo que va antes de la creatividad

Antes de entrar de lleno en estrategias, ideas o trucos creativos para comunicar mejor, hay un par de temas que es necesario abordar y que sentarán las bases para que esa comunicación sea exitosa. Esas preguntas responden (más o menos) a las conocidas 5W del periodismo: qué, quién, cuándo, cómo y por qué (del inglés what, who, when, where and why).

¿Por qué?

¿Por qué queremos enviar estos mensajes? Puede parecer la pregunta más obvia, pero es también la más importante. Y es que solo puede haber una respuesta correcta: para mejorar la experiencia del empleado.

En el corazón de toda estrategia de comunicación interna efectiva yace este propósito fundamental. Al colocar al empleado en el centro y hacer que se sienta partícipe de todas las novedades de la compañía, reconocemos su importancia como agente clave en el éxito de la empresa, fomentando un ambiente laboral más positivo e impulsando la productividad y la lealtad hacia la organización.

¿Qué?

Como decía Coco Chanel, “antes de salir de casa, mírate en el espejo y quítate un accesorio”. Y en el mundo de la comunicación interna es igual. Para definir ese “qué contar” podemos analizar si es mejor quitar algo para evitar saturar a nuestro público y que lo realmente importante destaque.

¿Quién?

Conocer bien nuestro público es clave para poder comunicarnos bien con él. Pero hay una buena noticia ¡nuestro público son también nuestros compañeros de trabajo! Está bien hacer encuestas y analizar datos, pero también se puede poner en práctica el viejo truco de ir a la mesa de al lado (o al Teams de al lado) y preguntar. Seguro que con cada conversación podemos sacar muchos insights para pulir los mensajes.

¿Cuándo?

Si buscamos información o preguntamos a profesionales del marketing sobre los mejores días u horas para enviar comunicaciones, veremos que no hay mucho consenso. Y esto tiene una razón de ser: cada público es único y tiene unas tasas de apertura y clic diferentes. Lo mejor es probar y repetir los mejores patrones.

Pero, cuando hablamos de comunicación interna, hay otro “cuando” muy importante a tener en cuenta. Y es el “cuándo se van a enviar el resto de mensajes”.

Todos los departamentos tienen novedades que contarnos: dirección, recursos humanos, marketing, formación, innovación… Y la verdad es que, independientemente de lo importante que sean esos mensajes, si nos llegan tres en un mismo día la importancia que le damos al tercero disminuye. Una buena estrategia podría ser crear un grupo de Teams con una persona responsable de cada departamento para que todo fluya mucho mejor. 

¿Cómo?

Ahora sí, veamos algunos tips para comunicar mejor 👇 

Tips creativos para comunicar mejor

Deja que otros hablen por ti

La reunión está a punto de acabar y de repente un compañero dice “Por cierto, os habéis enterado de que…”. No importa lo que haya después de ese “que”, ya ha conseguido captar la atención de la sala.

Todos podemos identificar en nuestros equipos a personas que siempre están más enteradas de las cosas que suceden en la compañía. Una estrategia diferente para comunicar nuestras novedades podría ser compartirles a estos “líderes de opinión” una serie de materiales, como mensajes de Teams o posts de LinkedIn, de forma más personalizada y directa que si lo difundiésemos de forma masiva. Y dejar que sean ellos los que se las trasmitan a sus compañeros.

Recordemos que siempre, siempre, los empleados deben ser nuestros principales embajadores de marca. Gracias a la influencia que tienen estos lideres de opinión con el resto de los empleados, ellos mismos podrían convirtiéndose en… los embajadores de los embajadores.

Contar o no contar, esa ya no es la cuestión

Hay algunas noticias que viven en un punto intermedio entre lo “contable” y lo “no contable”. Son noticias importantes e interesantes para el empleado pero que coinciden en el tiempo con otras de más relevancia, por lo que finalmente se decide despriorizarlas para destacar las otras.

Pero esto no significa necesariamente que desaparezcan, ¡es cuestión de ser creativos! Por ejemplo, una opción fantástica para contarlas de forma más amena es concentrarlas y crear con todas ellas un podcast.

Podría ser, por ejemplo, un podcast semanal de unos 8 minutos de duración en el que se cuenten novedades de la compañía y en la que dediquemos un máximo de 1 minuto a cada una de ellas. Este podría ser un formato ameno y poco invasivo para el empleado, ya que encontrar el tiempo para leer todas esas noticias es difícil, pero encontrar 8 minutos para escucharlas todas juntas entre reunión y reunión es mucho más factible.

Un poco de chapa y pintura 

¿Cómo hacer más interesante los contenidos que hemos decidido comunicar a nuestros empleados? Pues como en cualquier agencia de publicidad: con una buena idea, un buen copy y un buen arte:

Una buena idea

Una buena idea, en este caso, puede ser entendida como una noticia relevante, que ponga al empleado en el centro y le haga sentir partícipe esta novedad. Para reflexionar sobre si verdaderamente lo es, una forma puede ser revisar las 5W que comentábamos al inicio del post.

Un buen copy

La redacción de textos atrapantes es casi una ciencia. Por lo que lo óptimo es siempre contar con buen redactor en el equipo (interno o externo), porque será capaz de dar un vuelco a todos los mensajes.

Dos de los principios necesarios para escribir un buen copy, sobre todo cuando hablamos de comunicación interna, son:

• En un ámbito profesional, tendemos a ser muy formales en nuestros mensajes, pero este tipo de redacción se aprecia como más fría o distante. Un tono intermedio, a medio camino entre lo formal y lo informal, será percibido como más cercano, siendo más sencillo cautivar al lector.

 No solo en la música el ritmo es importante, cuando escribimos también. Un buen texto debe tener altos y bajos: momentos más técnicos y combinados con otros más narrativos o pequeñas inflexiones que hagan que el texto sea menos plano. Si, tras leerse un texto largo el lector pide más, ha sido un éxito.

Un buen arte

La cultura popular nos recomienda que no elijamos un libro por su portada pero a veces es difícil, ¿verdad? Porque, aún lejos de caer en el típico “una imagen vale más que 1.000 palabras”, sí que reconocemos que, cuando una buena imagen acompaña a un buen texto, todo luce mucho más.

Las imágenes amplían información sobre lo que estamos leyendo, crean una sensación de “descanso” que permite al lector retomar la lectura con más ganas y, además, las personas tienden a procesar y retener mejor la información cuando se presenta de manera visualmente atractiva.

Pero ¿qué imágenes elegir? No hay ninguna ley escrita sobre esto, pero algunas recomendaciones podrían ser:

 Si salen personas, huir de las escenas sobreactuadas típicas de bancos de imágenes. Cuanto más natural y real parezca la foto, más cercana será.

 Los gráficos e infografías son muy útiles para resumir información, pero usándolos con moderación. Estos contenidos pueden llegar a generar el efecto contrario del “descanso” que mencionaba anteriormente, ya que aportan muchísima información en un breve espacio. Si el highlight de ese gráfico es algo que se puede resumir en una frase, tal vez sea mejor no incluirlo.

Ejemplo de una imagen sobreactuada que se recomienda evitar.

Una buena combinación de todo

¿Qué pasa si combinamos una buena idea con un buen texto y muchas buenas imágenes? Pues, entre otras cosas, puede salir un buen artículo, una buena campaña… o un buen vídeo.

Siempre que se haga con la calidad suficiente, tanto en la realización como en el guión, la creación de vídeos puede ser una opción magnifica para acercarnos más a los empleados. Puede ser especialmente interesante para “humanizar” ciertas áreas o perfiles de la compañía que, debido a su rango o rol, tienden a parecer más distantes.

Por ejemplo, que una persona C-level nos cuente de forma cercana y amena algunas de las novedades más importantes puede generar un doble beneficio: aumenta la importancia percibida de la noticia y, al mismo tiempo, confiere una mayor sensación de cercanía sobre la persona que la está dando.

Otras opciones podrían ser conocer más a fondo un departamento, con las personas que trabajan en él y las funciones que desempeña el área dentro del ecosistema de la compañía. O, por ejemplo, podríamos hacer una serie de cápsulas semanales en las que demos ese espacio a los juniors recién llegados a la compañía para que sean ellos los que nos cuenten las novedades, de esta forma se podrían dar a conocer y habría voces nuevas a las que escuchar, al mismo tiempo que mostramos un compromiso por visibilizar y potenciar el talento emergente.

Las IAs son tus amigas, pero no tus mejores amigas

Abrir ChatGPT, darle una temática y dejar que haga su magia suena increíble, pero no nos olvidemos nunca de lo que es: una herramienta muy útil, pero solo una herramienta al fin y al cabo.

¡Os propongo hacer una prueba! Escribid un párrafo cortito sobre la temática que queráis y pedidle a ChatGPT que os proponga opciones de títulos. Casi podría apostar que una buena parte de esas opciones seguirá esta estructura: unas dos o tres palabras, dos puntos y explicación. Comprobando esta teoría con este mismo artículo, ChatPGT propone títulos como “Innovación y colaboración: reinventando la comunicación interna en la era del teletrabajo”.

Por ahora, solo los “ojos entrenados” identifican con facilidad estas estructuras repetitivas. Pero, con el tiempo, el grueso de la población (y por ende, de los empleados) acabará dándose cuenta. Retocar, iterar y darles una vuelta “manual” a nuestros textos les infundirá un tono más humano, creativo y cercano.

Esta máxima se amplía a todas las herramientas de inteligencia artificial, no solo de texto, sino también de generación de imágenes como Midjourney o Dalle-e. Está bien usarlas y aprovechar todo su potencial, pero siempre recordando iterar para darles nuestro toque personal.

Interactuando que es gerundio

Además de ser creativos en la presentación de información, también es importante fomentar la participación activa de los empleados en la comunicación interna a través de su feedback. Esto puede lograrse mediante la creación de espacios para la opinión y el intercambio de ideas.

La participación activa del empleado en la comunicación interna no solo aumenta la eficacia de los mensajes corporativos, sino que también fortalece el sentido de pertenencia y la conexión con la empresa. Cuando se sienten escuchados y valorados, están más dispuestos a comprometerse con los objetivos y valores de la organización, lo que contribuye a un ambiente de trabajo más positivo y productivo.

TŌGŌ permite la opción de comentar y dar likes.

Por tanto, brindar a los empleados un espacio para expresarse y compartir sus opiniones es clave en el ámbito laboral. Una propuesta muy interesante sería habilitar la opción de dar likes o comentar en las distintas comunicaciones, además de facilitar un lugar específico para su feedback y recomendaciones, visible y fácil de acceder.

Además, como ya vimos en este artículo, contar con analíticas en intranets resulta muy útil. Nos dan datos sobre la actividad de los usuarios, lo que resulta esencial para mejorar constantemente su experiencia, y nos permiten medir el impacto y así guiar la evolución continua de la intranet, buscando siempre ofrecer la mejor versión en cada momento. Al proporcionar un entorno digital que facilita la comunicación, la colaboración y el acceso a información relevante para ellos, las analíticas constituyen la base para la mejora continua y la personalización que nos permite elevar la experiencia de los empleados.

En definitiva, la comunicación interna efectiva es esencial para el éxito de cualquier empresa en el entorno empresarial actual. Al adoptar un enfoque creativo y centrado en el empleado, las empresas pueden superar la fatiga de contenidos y construir una cultura corporativa sólida y comprometida que impulse el éxito a largo plazo.

Un último tip para terminar

Todos los que enviamos estos mensajes, también trabajamos en nuestras respectivas empresas y, por lo tanto, ¡también recibimos estos mensajes!

A veces es solo cuestión de ponernos la chaqueta de receptor y no solo la de emisor, y reflexionar sobre si todo lo que estamos contando nos interesaría realmente si lo recibiésemos nosotros. Y, solo cuando la respuesta sea un claro sí, podremos abrir TŌGŌ y publicar esa noticia tan increíble para que todo el mundo la vea.

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